Papierkram war gestern!

Im digitalen Zeitalter haben bereits viele Unternehmen auf DocuWare umgestellt. Warum eigentlich? Weil die Digitalisierung ein wichtiger Faktor für die Entwicklung eines Handwerksbetriebs ist. Warum Sie zu DocuWare wechseln sollten und welche Vorteile der Einsatz von DocuWare mit sich bringt, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Aus der Praxis für die Praxis!

Der Traditionsbetrieb G. Frey Sanitärtechnik aus Esslingen beschäftigt zwölf Mitarbeitende. Seit Januar 2019 arbeitet das Unternehmen digital. Mit DocuWare wurde der zeitliche Aufwand für Organisation und Verwaltung enorm reduziert. Außerdem schafft die Lösung Rechtssicherheit im Umgang mit digitalen Rechnungen, die der Handwerksbetrieb von fast allen Lieferanten erhält.

Durch die Anbindung an bereits bestehende Systeme wie die Zahlungssoftware und die Auftragsverwaltung sparen alle Beteiligten Zeit und Nerven. Dadurch steigt am Ende nicht nur die Zufriedenheit der Kunden und Lieferanten.

"Für den elektronischen Rechnungseingang eine gesetzeskonforme Archivierung sicherzustellen, war letztlich der entscheidende Grund für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)", berichtet Paul Altenburger, Prokurist bei G. Frey Sanitärtechnik.

Mehr über die Entscheidung für ein papierloses Büro erfahren Sie in diesem Beispiel von der Praxis für die Praxis!

Der Papierkram im Handwerksbetrieb

Als Handwerker sind Sie daran gewöhnt, mit Papier zu arbeiten. Sie haben Quittungen für Materialeinkäufe, Stundenzettel für die Erfassung der für Projekte aufgewendeten Zeit und Rechnungen für die Abrechnung mit Kunden. Da all diese Dokumente physisch an einem Ort in einem Aktenschrank oder einer Schreibtischschublade aufbewahrt werden, sind sie schwer auffindbar, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

Außerdem ist Papier nicht immer sicher genug, um sensible Informationen vor neugierigen Blicken (oder Dieben) zu schützen. Zudem ist es nicht möglich, alle Unterlagen einfach zu durchsuchen und sie nach Datum oder Kategorie zu ordnen. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, kann es zudem sehr schwierig werden, den Überblick zu behalten, wenn Sie nicht über ein Online-Software-System verfügen, das Benutzern überall jederzeit den Zugriff über einen Computer oder ein Mobilgerät ermöglicht.

Warum ist es schwierig das benötigte Dokument zu finden?

Sie kennen es bestimmt auch: Ein Auftrag kommt rein, Ware wird bestellt, Rechnungen gehen ein, aber der zugehörige Lieferschein ist nicht auffindbar. Wo liegt die Akte zum Kunden? Wo finde ich den Vertrag zu dem Kundenauftrag? Das Problem, Dokumente zu verlieren, ist so häufig, dass wir alle das Gefühl haben, mindestens einmal ein wichtiges Dokument verloren oder verlegt zu haben. Wenn dies oft genug geschieht, kann es zu einem Problem für Ihr Unternehmen werden. Es gibt mehrere Gründe, warum es schwierig ist, die benötigten Dokumente zu finden:

• Dokumente sind im Büro verstreut
• Dokumente werden in der Hektik oft vergessen
• Dokumente sind beschädigt
• Dokumente gehen in der Menge unter

Digitalisierung ist der Schlüssel zur Rettung des Handwerks

Das Handwerk in Deutschland wird immer digitaler. Durch die Pandemie sagen mittlerweile mehr als die Hälfte der Handwerkerinnen und Handwerker: Die Digitalisierung sichert die Existenz unseres Betriebs. Denn auch die Kunden erwarten zunehmend digitale Angebote von den Betrieben. Die Digitalisierung bringt sowohl für Handwerksbetriebe als auch für ihre Kunden erhebliche Vorteile. Sie verringert das Risiko von Verlust, Beschädigung, Diebstahl und Feuer. Die Fähigkeit des Inhabers, Bestands- und Verkaufsdaten genau zu verfolgen, wird erheblich verbessert.

14 gute Gründe für den Wechsel von Papiersystemen zu DocuWare

• Die digitale Projekt-und Bauakte –immer alles im Blick
• Flexible Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und Mitarbeitern
• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen
• Einbindung in Ihr gängiges System –keine Umgewöhnung nötig
• Durchgängiger Arbeitsablauf innerhalb Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung-kein Wechsel zu einer fremden Software notwendig
• Elektronische Signatur: verifizierbar und beweiskräftig durch Prüfung auf Integrität und Authentizität
• Automatisieren Sie gesetzliche Aufbewahrungsrichtlinien
• Verhindern Sie den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dokumente und entwickeln Sie Richtlinien zum Schutz Ihrer Daten
• Schutz vor Systemausfällen
• Automatische Belegerfassung
• Verträge und Fristen einhalten zu können, schafft Vertrauen bei Ihren Kunden
• Rechts-und GoBD-konforme Ablage von Daten gibt Sicherheit
• Mobile Verfügbarkeit –uneingeschränkter Zugriff von unterwegs
• Kinderleichte Suche nach Dokumenten

Ihre Vorteile mit dem Haus der Dokumente und DocuWare

• Zwei mittelständische, deutsche Unternehmen als Partner
• DocuWare als Marktführer im Bereich Dokumenten-Management und Workflow-Automation
• Ein persönlicher Ansprechpartner vor Ort und kein „Call-Center“
• Das Haus der Dokumente als erfahrener Partner für digitales Büromanagement

Gordon Matt

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gordon.matt@haus-der-dokumente.de