Elektronische Archivierung

Dokumente digital aufbewahren

Welcher Unternehmer träumt nicht davon: Anstatt Ordner mit Rechnungen, Lieferscheinen oder Kundenakten in Regalen zu stapeln, liegen alle Dokumente digital auf einem Server.

Akten digital und papierlos zu archivieren ist nicht nur für große Unternehmen ein Thema. Auch für kleine und mittlere Betriebe gibt es interessante Lösungen. Wer sich informiert, stolpert schnell über die Begriffe elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement. Gibt es da einen Unterschied?

Nur archivieren oder die Dokumente auch managen?

Bei der elektronischen Archivierung geht es darum, Akten, Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente künftig in digitaler Form und nicht mehr auf Papier aufzubewahren. Dabei müssen die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" eingehalten werden. Die GoBD beschreiben, welche gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung gelten. Das sind unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.


Ein Beispiel: Lieferscheine werden eingescannt, mit einem Code versehen und abgelegt. Dabei unterstützt intelligente Software das Codieren und Ablegen, so dass diese Abläufe mit einem Mausklick möglich sind. Die Lieferscheine sind nun digital erfasst, für alle zugänglich und müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden.


Genauso könnte man mit Rechnungen verfahren. Bezahlte Rechnungen einscannen und schon sind diese elektronisch archiviert. Möchten Sie jedoch den kompletten Bearbeitungsprozess einer Rechnung digitalisieren, spricht man vom Dokumentenmanagement.


Ein Beispiel: Nach dem Eingang einer Rechnungen muss diese erfasst, zugeordnet, freigegeben, kontiert, bezahlt und abgelegt werden. Häufig ist mehr als eine Person für diese einzelnen Arbeitsschritte zuständig. Mit der passenden Software kann die Rechnung gleich nach dem Eingang eingescannt und digital an die jeweiligen Mitarbeiter zum Bearbeiten weitergereicht werden. Schnellere Bearbeitungszeit, Transparenz für alle Mitarbeiter und geringeren Platzbedarf sind die Vorteile.


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Stefan Ballhausen

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